Poniżej jest dziesięć zadań, które w małej firmie powtarzają się co tydzień, i do każdego gotowe polecenie do wklejenia w ChatGPT, Gemini, Claude albo Copilota. Polecenia działają w darmowych wersjach. Każde ma też krótką notkę, gdzie AI lubi się pomylić, bo to właśnie tam tracisz pieniądze, a nie przy samym pisaniu.
Fragmenty WIELKIMI LITERAMI w poleceniach to miejsca na twoje dane. Usuń je i wklej swoją treść.
Trzy zasady, zanim zaczniesz
Daj kontekst, nie tylko polecenie. „Napisz odpowiedź do klienta” daje tekst do niczego. „Jesteśmy rodzinnym warsztatem, klient czekał 3 dni na część, chcemy przeprosić i zaproponować rabat 10%” daje tekst, który wystarczy poprawić.
Usuń dane osobowe, zanim wkleisz. Imię i nazwisko zamień na „Klient”, adres na „Adres”. W planach dla osób prywatnych rozmowy mogą domyślnie służyć do trenowania modeli. Jak to wyłączyć i kiedy potrzebny jest plan firmowy, opisuję w artykułach o cenach oraz o AI Act i RODO z tej serii.
Przeczytaj, zanim wyślesz. Każde z tych poleceń daje szkic. Za to, co wyjdzie z twojej skrzynki, odpowiadasz ty, a nie chatbot.
1. Odpowiedź na trudnego maila od klienta
Przydaje się, gdy klient jest zdenerwowany, a ty nie masz siły ważyć każdego słowa.
Jesteś pracownikiem obsługi klienta w firmie: OPIS FIRMY W JEDNYM ZDANIU. Poniżej mail od klienta. Napisz odpowiedź, która: - w pierwszym zdaniu odnosi się do konkretnego problemu klienta, bez ogólnych przeprosin, - wyjaśnia, co się stało, tylko na podstawie faktów, które podaję niżej, - proponuje rozwiązanie: PROPONOWANE ROZWIĄZANIE, - ma najwyżej 120 słów i ton uprzejmy, ale nie uniżony. Nie obiecuj niczego poza tym, co wymieniłem. Jeśli brakuje ci informacji, wypisz pytania zamiast zgadywać. Fakty: CO SIĘ NAPRAWDĘ STAŁO Mail klienta: WKLEJ MAIL
Na co uważać: AI chętnie obiecuje za firmę rabaty, terminy i „pilne sprawdzenie sprawy”. Zdanie „nie obiecuj niczego poza tym, co wymieniłem” jest w poleceniu właśnie po to.
2. Oferta albo wycena z notatek
Przydaje się, gdy po rozmowie masz kartkę z hasłami, a klient czeka na PDF.
Na podstawie notatek ze spotkania przygotuj ofertę dla klienta. Struktura: 1. Jedno zdanie o tym, czego klient potrzebuje, jego słowami. 2. Zakres prac w punktach. 3. Czego oferta NIE obejmuje. 4. Cena i termin: wpisz dokładnie to, co podaję niżej, nic nie przeliczaj. 5. Co musi się wydarzyć, żebyśmy zaczęli (np. akceptacja, zaliczka). Styl: konkretny, bez przymiotników typu „kompleksowy”, „innowacyjny”. Cena: KWOTA NETTO I BRUTTO Termin: TERMIN Notatki: WKLEJ NOTATKI
Na co uważać: sekcja „czego oferta nie obejmuje” oszczędza więcej nerwów niż cała reszta. Kwoty i terminy wpisuj sam. Modele potrafią „pomóc”, dodając VAT dwa razy.
3. Odpowiedź na opinię w Google, także tę jednogwiazdkową
Przydaje się, bo odpowiedzi na opinie czytają przyszli klienci, a nie tylko autor opinii.
Napisz publiczną odpowiedź firmy na opinię w Google. Firma: NAZWA I BRANŻA. Zasady: - najwyżej 80 słów, - podziękuj za opinię jednym zdaniem, bez przesady, - jeśli opinia jest negatywna: nie kłóć się, nie podawaj danych klienta ani szczegółów zamówienia, zaproponuj kontakt pod adresem KONTAKT, - jeśli opinia zawiera nieprawdę, sprostuj ją spokojnie jednym zdaniem faktów: FAKTY, - napisz to tak, żeby przekonać osobę, która czyta to za pół roku, a nie wygrać z autorem. Opinia: WKLEJ OPINIĘ
Na co uważać: nie dawaj AI szczegółów zamówienia klienta do publicznej odpowiedzi. Szkic potrafi je grzecznie zacytować, a to już ujawnienie danych.
4. Opisy produktów do sklepu
Przydaje się, gdy masz 200 produktów i 3 rodzaje opisów skopiowanych od producenta.
Napisz opis produktu do sklepu internetowego. Dla kogo jest produkt: GRUPA KLIENTÓW. Dane techniczne (używaj tylko tych, niczego nie dopisuj): WKLEJ PARAMETRY. Struktura: - tytuł do 60 znaków z najważniejszą cechą, - 2 zdania: jaki problem klienta rozwiązuje produkt, - 4 punkty z cechami przełożonymi na korzyść, - 1 zdanie: dla kogo ten produkt NIE jest. Bez słów „najwyższa jakość”, „idealny”, „niezawodny”.
Na co uważać: modele dopisują parametry, których nie ma w danych, na przykład wodoodporność albo gwarancję. W sklepie internetowym to już niezgodność towaru z opisem. Porównaj każdy punkt z kartą produktu.
5. Streszczenie umowy albo regulaminu z listą pytań
Przydaje się, gdy dostajesz od kontrahenta 14 stron i chcesz wiedzieć, gdzie są pułapki, zanim zapłacisz prawnikowi.
Poniżej umowa, którą mam podpisać jako STRONA (np. zleceniobiorca). 1. Streść ją w 10 punktach prostym językiem. 2. Wypisz zapisy, które są dla mnie niekorzystne albo nietypowe, z numerem paragrafu. 3. Wypisz kary umowne, terminy wypowiedzenia i automatyczne przedłużenia. 4. Przygotuj listę pytań, które powinienem zadać prawnikowi. Nie oceniaj, czy umowa jest zgodna z prawem. Przy każdym punkcie podaj numer paragrafu, żebym mógł go sprawdzić. Umowa: WKLEJ TEKST (bez danych osobowych)
Na co uważać: to nie jest porada prawna i polecenie celowo o nią nie prosi. Numery paragrafów są po to, żebyś każde twierdzenie sprawdził w oryginale. AI potrafi streścić paragraf, którego w umowie nie ma.
6. Dane z faktur do tabeli
Przydaje się przy przepisywaniu kosztów do arkusza albo przygotowaniu zestawienia dla księgowej.
Z załączonych faktur wyciągnij dane do tabeli z kolumnami: numer faktury | data wystawienia | sprzedawca | NIP sprzedawcy | kwota netto | VAT | kwota brutto | termin płatności. Zasady: - przepisuj liczby dokładnie tak, jak są na fakturze, - jeśli czegoś nie da się odczytać, wpisz „NIECZYTELNE”, nie zgaduj, - pod tabelą wypisz faktury, w których netto + VAT nie równa się brutto.
Na co uważać: sprawdzaj sumy. Ostatni punkt polecenia każe modelowi samemu wskazać niezgodności, ale traktuj to jako pomoc, nie kontrolę. Faktury od jednoosobowych firm zawierają dane osobowe, więc do takiej pracy potrzebujesz planu firmowego z umową powierzenia.
7. Notatka i lista zadań ze spotkania
Przydaje się po każdym spotkaniu, po którym nikt nie pamięta, kto miał co zrobić.
Na podstawie transkrypcji albo moich notatek przygotuj: 1. Podsumowanie spotkania w 5 zdaniach. 2. Podjęte decyzje. 3. Tabelę zadań: zadanie | osoba | termin. Jeśli osoby albo terminu nie ustalono, wpisz „NIE USTALONO”. 4. Sprawy otwarte, do których trzeba wrócić. Nie dopisuj zadań, których nikt nie wypowiedział. Notatki: WKLEJ
Na co uważać: wpis „NIE USTALONO” jest najcenniejszą częścią tej notatki. Pokazuje, gdzie spotkanie się nie skończyło, choć wszyscy myśleli, że tak.
8. Ogłoszenie o pracę
Przydaje się, gdy szukasz ludzi, a twoje stare ogłoszenie brzmi jak regulamin.
Napisz ogłoszenie o pracę na stanowisko STANOWISKO w firmie OPIS FIRMY. Wymagania konieczne: LISTA. Wymagania mile widziane: LISTA. Wynagrodzenie: WIDEŁKI. Zasady: - zacznij od tego, co ta osoba będzie robić w typowym tygodniu, - oddziel wymagania konieczne od mile widzianych, - nie używaj sformułowań, które sugerują wiek, płeć albo stan zdrowia kandydata, - zakończ informacją, jak wygląda proces rekrutacji.
Na co uważać: napisanie ogłoszenia możesz oddać AI. Wyboru kandydatów nie oddawaj. Systemy AI do selekcji CV unijny AI Act zalicza do wysokiego ryzyka, z obowiązkami od 2 grudnia 2027 roku. Decyzję o człowieku podejmuje człowiek.
9. Tydzień postów z jednego tematu
Przydaje się, gdy social media firmy żyją zrywami: trzy posty w poniedziałek i cisza do świąt.
Mój temat na ten tydzień: TEMAT (np. nowa usługa, sezon, częsty problem klientów). Firma: OPIS. Klienci: KTO. Przygotuj 5 postów na Facebooka i LinkedIn: - każdy z innym kątem: problem klienta, porada, kulisy pracy, pytanie do odbiorców, oferta, - każdy do 80 słów, pierwsze zdanie musi zatrzymać przewijanie, - bez hashtagów w środku tekstu i bez wykrzykników w co drugim zdaniu. Na koniec zaproponuj, jakie zdjęcie z firmy pasuje do każdego posta.
Na co uważać: AI pisze posty, które brzmią jak posty wszystkich innych firm. Do każdego dopisz jeden szczegół, który zna tylko twoja firma: nazwisko klienta (za zgodą), liczbę z ostatniego miesiąca, zdjęcie z waszego zaplecza. To wystarczy, żeby post przestał być anonimowy.
10. Baza odpowiedzi na pytania klientów
Przydaje się, gdy te same pięć pytań przychodzi mailem, telefonem i na Messengerze.
Poniżej wiadomości od klientów z ostatnich tygodni (bez danych osobowych). 1. Pogrupuj je w najczęściej zadawane pytania i podaj, ile razy każde padło. 2. Do każdego pytania napisz krótką odpowiedź, wyłącznie na podstawie informacji o firmie, które podaję niżej. 3. Jeśli informacji brakuje, napisz „DO UZUPEŁNIENIA PRZEZ FIRMĘ” zamiast zgadywać. Informacje o firmie: CENNIK, GODZINY, ZASADY ZWROTÓW, CZAS REALIZACJI Wiadomości: WKLEJ
Na co uważać: ta baza to dobry fundament pod sekcję FAQ na stronie. Jeśli kiedyś podepniesz ją pod chatbota, pamiętaj, że od 2 sierpnia 2026 roku chatbot musi informować klientów, że rozmawiają z AI, a za to, co obieca, odpowiadasz ty.
Bonus: polecenie, które chroni przed pochlebstwami
Chatboty mają skłonność do przytakiwania. W październiku 2026 roku Futurism opisał, jak ChatGPT na świeżym koncie, bez żadnej historii rozmów, szacował użytkownikowi inteligencję na poziomie 80.–95. percentyla. Jeśli pytasz AI o ocenę swojego pomysłu, cennika albo strategii, wymuś krytykę:
Poniżej mój pomysł / plan / cennik. Nie oceniaj go pozytywnie. Wciel się w sceptycznego wspólnika, który wkłada w to własne pieniądze. Wypisz 5 najpoważniejszych powodów, dla których to może się nie udać, od najgroźniejszego. Przy każdym podaj, jak mogę to sprawdzić w ciągu tygodnia małym kosztem. Plan: WKLEJ
Jak zapisać polecenia na stałe
Nie musisz wklejać polecenia za każdym razem.
- ChatGPT i Claude: utwórz projekt (Projects) i wklej stałe zasady do jego instrukcji. Jeśli korzystasz z własnych GPT-ów w ChatGPT: OpenAI wycofuje je 11 grudnia 2026 roku i przenosi na wtyczki (plugins). Przenieś je przed tym terminem.
- Gemini: zapisz polecenie jako umiejętność (Skills) i wywołuj je, wpisując „/” w rozmowie. Skills zastępują dawne Gemy.
- Copilot w Microsoft 365: trzymaj najczęstsze polecenia w jednym wspólnym dokumencie zespołu, z którego wszyscy je kopiują. To najprostszy sposób, żeby cała firma pisała do klientów tym samym tonem.
Na ten tydzień wystarczy jedno z dziesięciu poleceń. Wybierz to, które odpowiada zadaniu z twojego arkusza z artykułu „AI w małej firmie: od czego zacząć”, i przetestuj je pięć razy.
Seria „AI w małej firmie bez ściemy”:
- AI w małej firmie: od czego zacząć, żeby nie przepalić pieniędzy
- 10 zadań, które Twoja firma może oddać AI w tym tygodniu. Polecenia do skopiowania (ten tekst)
- Ile kosztuje AI dla firmy w 2026 roku: ChatGPT, Claude, Gemini i Copilot w złotówkach
- AI Act i RODO w małej firmie: co musisz mieć od sierpnia 2026 roku
- Czego nie oddawać AI bez sprawdzenia: 5 wpadek, które kosztowały firmy pieniądze
Najczęstsze pytania
Czy te polecenia działają w darmowym ChatGPT? Tak. Działają w darmowych i płatnych wersjach ChatGPT, Gemini, Claude i Copilota. Płatne plany dają głównie wyższe limity, dłuższe dokumenty i mocniejsze modele.
Czy mogę wkleić do czatu maila z danymi klienta? W darmowym albo prywatnym planie najpierw usuń dane osobowe. Jeśli regularnie pracujesz na danych klientów, przejdź na plan firmowy, który domyślnie nie trenuje modeli na twoich danych i oferuje umowę powierzenia przetwarzania.
Dlaczego AI wymyśla parametry produktów albo paragrafy? Model językowy przewiduje prawdopodobny tekst, a nie sprawdza faktów. Dlatego każde polecenie w tym artykule zawiera zakaz dopisywania informacji spoza podanych danych i nakaz oznaczania braków.
Które zadanie oddać AI jako pierwsze? Takie, które powtarza się co tydzień, jest głównie pisaniem i łatwo je sprawdzić. Najczęściej są to odpowiedzi na maile albo oferty z notatek.
Źródła
- Futurism, puste konta ChatGPT a ocena inteligencji użytkowników (12.10.2026): https://futurism.com/artificial-intelligence/unused-chatgpt-accounts-top-percentiles-intelligence
- OpenAI, wycofanie własnych GPT-ów i migracja do wtyczek: https://help.openai.com/en/articles/20001519
- Google, przejście z Gemów na Skills: https://knowledge.workspace.google.com/admin/generative-ai/gemini-app/about-the-transition-to-skills
- AI Act, terminy dla systemów wysokiego ryzyka i art. 50: https://staniekandpartners.pl/blog/ai-act-od-2-sierpnia-2026-r-co-naprawde-zaczelo-obowiazywac-i-jak-przygotowac-firme/
- Trenowanie na danych w planach prywatnych i firmowych: https://www.bluetreetechnology.com/knowledge-hub/turn-off-ai-training-on-your-data/